Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

1. Operatorul de date

Operatorul datelor cu caracter personal este billalert.ro, accesibil la adresa billalert.ro.

Contact GDPR: gdpr@billalert.ro

Prezenta politică este redactată conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR, și Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor personale și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice.

2. Ce date colectăm

3. Scopul și temeiul juridic al prelucrării

4. Durata stocării datelor

• Date de cont (nume, email, parolă): pe durata contractului. La ștergerea contului, datele de identificare se anonimizează imediat. La dezactivarea unui utilizator sau la închiderea firmei, contul este blocat imediat, iar datele de identificare se anonimizează automat la 3 ani de la data dezactivării înregistrată în aplicație (conturile dezactivate înainte de octombrie 2026, fără dată înregistrată, se anonimizează la cerere). Termenul de 3 ani este cel aplicat în prezent; temeiul lui este în curs de confirmare, iar orice modificare se publică pe această pagină.
• Facturi și documente contabile: cel puțin termenul prevăzut de Legea contabilității nr. 82/1991 (10 ani). Nu se șterg automat — nici la ștergerea unui cont, nici la închiderea firmei; în ele, persoana unui cont șters apare ca „Utilizator anonimizat”.
• Jurnalul de audit (cine a modificat ce și când, inclusiv IP-ul): se păstrează împreună cu documentele contabile la care se referă și nu poate fi modificat. După ștergerea unui cont, aplicația afișează în jurnal doar un pseudonim; emailul înregistrat la momentul acțiunii rămâne în jurnalul protejat, fără a mai fi afișat.
• Sesiuni de autentificare (IP, browser): șterse automat la 30 de zile după expirare sau deconectare
• Documente procesate prin OCR: fișierele trimise doar pentru recunoaștere nu se păstrează. Pentru cele primite în inboxul de documente (încărcare sau căsuța de email conectată), fișierul se șterge automat la 90 de zile de la primire, dar numai dacă documentul a fost deja procesat sau ignorat; documentele încă neprocesate își păstrează fișierul până le procesați sau le ștergeți. Textul extras și metadatele rămân.
• Newsletter: Până la retragerea consimțământului

5. Destinatarii datelor

Datele dumneavoastră pot fi partajate cu:

• Furnizorii de găzduire: serverele pe care rulează platforma (baza de date și fișierele)
• Furnizori de inteligență artificială — Anthropic (Claude) și OpenAI: doar când folosiți o funcție AI (recunoașterea documentelor prin OCR, asistentul, sugestiile și clasificarea la import). Se trimite conținutul necesar funcției: documentul încărcat, respectiv întrebarea și un context scurt din datele firmei (de exemplu totaluri, ultimele facturi, numele clienților principali)
• Furnizori de email: pentru trimiterea notificărilor și alertelor (SMTP)
• Twilio: doar dacă activați trimiterea de SMS sau WhatsApp (numărul de telefon și textul mesajului)
• NETOPIA Payments: pentru plățile cu cardul (abonament sau linkuri de plată)
• Google și Facebook: doar dacă alegeți să vă autentificați cu aceste conturi
• ANAF: facturile pe care le trimiteți în sistemul RO e-Factura. Interogările de CUI / TVA către ANAF și cursul BNR nu conțin date personale
• Autorități publice: La solicitarea conformă cu legea (instanțe, ANAF, DIICOT)

Nu vindem, nu închirem și nu partajăm datele cu terți în scopuri de marketing.

6. Transferuri internaționale

Unele funcții trimit date către furnizori din Statele Unite: funcțiile AI (Anthropic și OpenAI), SMS / WhatsApp (Twilio) și autentificarea cu Google sau Facebook — doar când le folosiți. Locația serverelor de găzduire și garanțiile de transfer aplicabile fiecărui furnizor (de exemplu clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene) vi le comunicăm la cerere, la gdpr@billalert.ro.

7. Drepturile dumneavoastră GDPR

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

Pentru exercitarea oricărui drept, contactați-ne la gdpr@billalert.ro. Vom răspunde în termen de maximum 30 de zile. Dacă nu sunteți mulțumit de răspuns, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — www.dataprotection.ro.

8. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor:

• Adresele platformei folosesc HTTPS (TLS); cookie-urile de sesiune sunt marcate „Secure” și nu se trimit pe conexiuni necriptate
• Parole păstrate doar ca amprentă bcrypt (ireversibilă)
• Autentificare JWT cu expirare automată
• Datele fiecărei firme sunt separate logic: fiecare cerere este limitată la firma activă, iar dreptul de acces la ea se reverifică la fiecare cerere
• Jurnal de audit pentru modificările documentelor și acțiunile de administrare, care nu poate fi modificat sau șters din aplicație

În cazul unei breșe de securitate care afectează datele cu caracter personal, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore și persoanele afectate fără întârzieri nejustificate, conform Art. 33-34 GDPR.

9. Cookies

Utilizăm exclusiv cookie-uri tehnice necesare funcționării platformei. Pentru detalii, consultați Politica de Cookies.

10. Modificări ale politicii

Această politică poate fi actualizată periodic. Modificările semnificative vor fi comunicate prin email cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Platformei după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea noii politici.

11. Contact GDPR